+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Какие документы подшиваются в личное дело государственного гражданского служащего при дисциплинарном

Какие документы подшиваются в личное дело государственного гражданского служащего при дисциплинарном

Личное дело работника Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела - Елена Пономарева

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Личное дело: формируем и оформляем

А вот обязанность по ведению личного дела установлена только для государственных и муниципальных служащих. Личные дела остальных работников большинство учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов различного уровня, может вести на свое усмотрение.

Прочитав статью, вы узнаете, какими нормативными актами необходимо руководствоваться для правильного ведения личного дела, как оно формируется, какие документы в него включаются, как нужно его хранить, предусмотрена ли ответственность за его отсутствие или неправильное оформление.

А вот норм, упоминающих его, а также обязывающих его вести, предостаточно — это и федеральные законы, и указы Президента РФ, и постановления Правительства РФ, и ведомственные приказы. Среди норм федеральных законов можно выделить: — ст. Любое дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а его формирование — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела п.

Исходя из данных определений и положений нормативных актов, содержащих нормы трудового права, можно сказать, что личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Поскольку данные, которые собираются и систематизируются, являются персональными, при ведении личных дел необходимо соблюдать требования гл. Напомним, что персональными данными считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, а персональными данными работника — информация, необходимая работодателю в процессе трудовых отношений.

К ним относятся не только фамилия, имя и отчество сотрудника, но и сведения о его образовании, доходах, имущественном положении и пр. К сведению. Для обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных, содержащихся в личных делах, необходимо назначить ответственное лицо, которое будет нести ответственность за нарушение режима защиты этих данных.

Кроме этого, ведение личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, ведь по требованию Федерального закона от Состав личного дела Какие документы подлежат включению в личное дело, определено лишь Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела.

Отметим, что муниципальные служащие при ведении личного дела и определении перечня документов, включаемых в него, должны руководствоваться названным Положением ст. Кроме этого, к личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и другими нормативными правовыми актами.

При этом документы личного дела брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Ориентироваться на данный перечень могут не только муниципальные служащие, но и сотрудники бюджетных, казенных, автономных организаций.

Однако список документов может различаться в зависимости от специфики деятельности организации. В любом случае в личное дело государственных муниципальных учреждений можно включать: 1.

Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу: — паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; — документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний; — страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; — документов воинского учета для военнообязанных лиц; — свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица; — справки о результатах предварительного медицинского осмотра обследования если требуется в силу закона.

Документы, возникающие в период деятельности работника в организации: — заявление о приеме на работу; — справки о результатах периодических медицинских осмотров обследований ; — копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например, свидетельство о рождении ребенка; — копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности; — экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений; — копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника; — экземпляр договора о полной материальной ответственности; — соглашение о неразглашении информации для работников, имеющих доступ к такой информации ; — материалы аттестации; — докладные и объяснительные записки, заявления работника; — документы, подтверждающие анкетные данные свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене имени и пр.

Дополнительно в личное дело нужно поместить справку о характере и условиях труда по основному месту работы, если сотрудник принимается на тяжелую, вредную, опасную работу; работу, связанную с управлением транспортным средством; работу по совместительству. Правила оформления личного дела Типовая форма личного дела не утверждена, поэтому оно оформляется в свободной форме, учитывая требования ГОСТ Р 6.

К формированию и оформлению личного дела нужно подойти со всей ответственностью, так как на основании п. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: — включать в дело по одному экземпляру каждого документа; — дело должно содержать не более листов при общей толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Оформление дел проводится кадровыми работниками и предусматривает: — подшивку или переплет дела; — составление листа-заверителя; — составление внутренней описи документов; — внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются п. Лучше всего заводить личное дело сразу после приема на работу. Некоторые органы исполнительной власти для своих территориальных органов заказывают в типографии специальные папки из плотного картона с внутренними разделителями.

При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер. Но сначала надо оформить его обложку. Обложка дела составляется и оформляется по установленной форме, в ней указываются наименования организации и структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела тома, части по годовому разделу сводной описи дел, а также заголовок дела.

Датами начала и окончания личного дела практически всегда являются даты приказов о приеме и увольнении. При изменении наименования организации структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию в другое структурное подразделение на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации структурного подразделения заключается в скобки.

Кроме этого, в начале каждого личного дела должна быть внутренняя опись документов. Она составляется на отдельном листе и содержит сведения о номерах страниц личного дела, на которых расположены документы, что помогает быстро найти необходимый документ.

Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов. Изъятие документа из личного дела возможно только по разрешению руководителя кадровой службы.

На основании п. При этом к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Кроме этого, важно оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе документов повреждение, замена, присоединение документов.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы. Относительно хранения личных дел муниципальных и государственных служащих можно сказать следующее.

Они хранятся в течение 10 лет, после чего передаются в архив. При увольнении муниципального служащего с муниципальной службы его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту службы.

Если гражданин, личное дело которого хранится в кадровом отделе государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанным подразделением в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы п.

Что еще необходимо знать о ведении личных дел? Напомним, что личное дело состоит из документов, относящихся к персональным данным, а это значит, что нужно соблюдать определенные требования к хранению, ведению, предоставлению выписок из документов и пр. В процессе трудовой или служебной деятельности лица, ответственные за ведение и хранение личных дел, должны обеспечивать защиту персональных данных работников, гражданских и муниципальных служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного использования или утраты.

Так, на основании п. Если необходимо получить их у третьей стороны, следует известить служащего об этом и сообщить о предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также получить письменное согласие на это; — запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах; — передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

Обратите внимание! На основании ст. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Работники организаций, финансируемых из различных бюджетов, как и служащие, имеют право на защиту своих персональных данных.

Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел Поскольку вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту таких данных, могут быть привлечены не только к дисциплинарной и материальной ответственности, но и к гражданско-правовой и даже уголовной.

Например, на основании п. Муниципальные служащие и работники медицинских учреждений за разглашение охраняемой законом тайны государственной, коммерческой, служебной и иной , ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника, также могут быть уволены по инициативе работодателя по пп.

Здесь отметим, что увольнение по данному основанию будет признано правомерным при соблюдении следующих условий: — обязанность не разглашать персональные данные прямо предусмотрена трудовым договором с работником; — в трудовом договоре или приложении к нему точно указано, какие конкретно сведения работник обязуется не разглашать; — охраняемая законом тайна доверена стала известна работнику в связи с исполнением им трудовой функции; — сведения, которые в соответствии с трудовым договором работник обязуется не разглашать, согласно действующему законодательству могут быть отнесены к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну.

При отсутствии хотя бы одного из названных условий прекращение трудового договора по пп. В административном законодательстве также предусмотрены санкции за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах персональных данных.

В частности, ст. А на основании ст. Уголовным кодексом предусмотрено более суровое наказание за разглашение охраняемой законом тайны.

В частности, в соответствии со ст. К гражданскому служащему можно применить ст. Совершение того же деяния, но повлекшего по неосторожности тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок от трех до семи лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

В заключение Ведение личных дел имеет много плюсов. Это очень удобно, так как вся информация, касающаяся конкретного работника, собрана в одном месте. И даже если бы обязанность по ведению личных дел не была установлена нормативными актами, мы бы рекомендовали их вести. Поскольку ведение и хранение личных дел работников — очень ответственное мероприятие, работодатель обязан предпринять все меры, необходимые для защиты от утраты и разглашения сведений, содержащихся в личных делах.

Для этого их хранят в сейфах и ограничивают приказом круг лиц, имеющих к ним доступ. Смотрите также:.

Положение о порядке ведения личных дел муниципальных служащих администрации сельсовета

Пополнение новыми документами Как размещать документы в личном деле сотрудника Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как дело заводят сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пункта 4. Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления п.

Личное дело Когда оформляется? Личная карточка входит в состав личного дела и представляет собой упрощенный вариант объединения персональных данных работника.

Указ Президента Российской Федерации от 30 мая г. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля г. Утвердить прилагаемое Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела. Установить, что Указ Президента Российской Федерации от 1 июня г. N "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" Собрание законодательства Российской Федерации, , N.

Личное дело — правила ведения

Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия если работодатель принял решение о ведении таких документов. По закону дела ведутся только на госслужащих см. Федеральный закон от Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель конкретные сроки см. Состав личного дела Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель. Как правило сюда входят: анкета; заявление о приеме на работу для простых смертных этот документ не обязателен, но для госов это заявление должно быть написано см.

Личное дело работника: какие документы должны в нем храниться?

Надзорно-контрольные органы имеют доступ к информации только в сфере своей компетенции. Организации, в которые работник может осуществлять перечисления денежных средств страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, благотворительные организации, кредитные учреждения , могут получить доступ к персональным данным работника только в случае его письменного разрешения. Сведения о работающем работнике или уже уволенном могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации с приложением копии нотариально заверенного заявления работника. Персональные данные работника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого работника.

Ответить Ольга 13 07 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, в личное дело студента подшивается ли зачетная книжка и студенческий билет?

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. Для остальных работников обязательность ведения личных дел определяется локальными нормативными актами организации, базируется на традициях ведения личных дел, выработанных длительной практикой. Документы, включаемые в личное дело, можно формально разделить на несколько групп. Первоначально в личные дела включаются документы, представляемые при приеме на работу, после них - документы, фиксирующие прием на работу, а затем - документы, возникающие в период деятельности работника в организации.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

Этическим кодексом гражданских служащих ФАС России; иными нормативными правовыми актами, имеющими отношение к прохождению гражданской службы. Прием на гражданскую службу или работу без предоставления документов, перечисленных в пункте 3. По заявлению гражданского служащего работника ему может быть выдана заверенная копия приказа о приеме на гражданскую службу работу. В случае временного отсутствия гражданского служащего, за которым сохраняется должность гражданской службы например, отпуск по уходу за ребенком, отпуск без содержания и др.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. Пономарева

Права госслужащего, связанные с исполнением должностных обязанностей Отчет по производственной практике Документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить: Копии свидетельства о браке разводе , свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений. Договор его копия о материальной ответственности для материально ответственных лиц. Должностные инструкции. Копии приказов о переводе , поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении в должности.

Список документов в личном деле работника

Для учета и хранения все приказы делятся на три группы: - приказы по основной деятельности; - кадровые приказы, срок хранения которых составляет 75 лет приказы о назначении и увольнении гражданских служащих, о присвоении классного чина, об установлении окладов и надбавок, об отзыве из отпуска, об изменении фамилии, об утверждении и изменении штатного расписания, о награждениях ведомственными наградами ; - кадровые приказы с ограниченным сроком хранения - 5 лет приказы об отпусках, командировках, премировании, направлении на обучение. Приказы каждой группы регистрируются в отдельных журналах и хранятся в отдельных папках. Номера приказов по основной деятельности нумеруются без букв например, N , номера кадровых приказов, срок хранения которых составляет 75 лет, - с буквой "к" например, N к , номера кадровых приказов с ограниченным сроком хранения - с буквой "о" например, N о. Кадровые приказы, регламентирующие вопросы, имеющие отношение ко всем гражданским служащим территориального органа ФАС России, должны доводиться до их сведения под роспись. В этом случае к таким приказам должны прилагаться соответствующие листы ознакомления. Выписка обязательно заверяется печатью не гербовой территориального органа.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения в отделе Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи . с личным делом государственного служащего, для коммерческих . обязательным при обработке личной информации граждан как в.

А вот обязанность по ведению личного дела установлена только для государственных и муниципальных служащих. Личные дела остальных работников большинство учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов различного уровня, может вести на свое усмотрение. Прочитав статью, вы узнаете, какими нормативными актами необходимо руководствоваться для правильного ведения личного дела, как оно формируется, какие документы в него включаются, как нужно его хранить, предусмотрена ли ответственность за его отсутствие или неправильное оформление. А вот норм, упоминающих его, а также обязывающих его вести, предостаточно — это и федеральные законы, и указы Президента РФ, и постановления Правительства РФ, и ведомственные приказы.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников: руководители — глава предприятия, его заместители, помощники; руководители структурных подразделений и их заместители; главные ведущие специалисты; работники, на которых возложена полная материальная ответственность; работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности; работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия. Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы включая технический персонал , так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте.

Как формируются личные дела сотрудников?

Общие положения 1. Настоящим Положением определяется порядок ведения личных дел муниципальных служащих администрации Красноватрасского сельсовета Спасского муниципального района Нижегородской области далее — муниципальных служащих в соответствии с Законом Нижегородской области от Персональные данные, внесенные в личное дело муниципального служащего, иные сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к сведениям конфиденциального характера за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации , а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, - к сведениям, составляющим государственную тайну. Сбор и внесение в личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни муниципального служащего, членстве в общественных организациях, в том числе в профессиональных союзах, запрещены.

Утвердить Порядок ведения личных дел в Администрации города Тюмени согласно приложению к настоящему распоряжению.

Первый довод — так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте. Второй — надежная защита персональных данных. И третий — возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения. С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника. Бланк обложки личного дела Обязательно ли вести личное дело сотрудника Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности.

Личное дело трудовой кодекс

Материалы об аттестации если проводилась ; Фотографии работника, которые периодически обновляются; Опись личного дела. Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет. Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие. Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику.

Ведение личных дел работников Как заносить выговор в личное дело При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт документ, удостоверяющий личность , трудовая книжка, военный билет, документ об образовании диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение , документы Высшей аттестационной Комиссии ВАК о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания диплом и аттестат , другие документы, предусмотренные пунктом 1 статьи 2 настоящего Положения. Изымаются ли при сдаче в архив из личных дел заявления о трудовом отпуске, документы о наложении и снятии дисциплинарных взысканий? Подшиваются ли в личные дела копии приказов об отпусках и дисциплинарных взысканиях?

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. lynncolza

    А если соблюдать правила ввоза авто, тойсть чтобы нибыло просрочки, и пересекать границу продлевать срок пребывания на Украине. Что с этим они будут делать. Я например купил бляху, так как я не богатый человек. И на её розтасожку у меня тупо нету средств. Мне нужно заплатить три таких авто, как мне дальше быть?

  2. Родион

    Есть подобный закон в Санкт-Петербурге?

  3. Мирослав

    Информации о саморекламирующемся предостаточно

  4. Творимир

    Ну так же и есть, юриста нанять без штанов остаться Особенно толкового)

  5. Марк

    Надо покусать соседа! Тогда собака встанет на сторону сильнейшего (МЕНЯ и покусает хозяина (и свой хвост).

© 2018 tedxkaist.com